Wycofanie środka trwałego z działalności – wzór dokumentu

Kiedy dokumentuje się wycofanie środka trwałego?

Wycofanie dokumentuje się, gdy składnik majątku przestaje służyć działalności gospodarczej, ale nie jest fizycznie likwidowany. Przykładem może być decyzja przedsiębiorcy o przeznaczeniu rzeczy na cele prywatne. Dokument tworzy czytelny ślad takiej decyzji i przekazuje księgowości informacje potrzebne do aktualizacji danych dotyczących firmowego majątku.

Warto przygotować dokument w dniu rzeczywistej zmiany przeznaczenia środka trwałego. Data, opis składnika i wskazany sposób dalszego wykorzystania powinny odpowiadać stanowi faktycznemu. Sam wzór nie przesądza o skutkach podatkowych konkretnej decyzji; te mogą zależeć od historii składnika i okoliczności jego późniejszego wykorzystania.

Co powinien zawierać dokument wycofania środka trwałego?

Dokument powinien jednoznacznie identyfikować środek trwały. Przydatne są jego nazwa, numer używany w ewidencji, data wycofania oraz opis dalszego przeznaczenia. Warto również podać dane firmy i złożyć podpis osoby podejmującej decyzję.

Informacje należy wpisać zgodnie z dokumentacją prowadzoną dla danego składnika. Czytelny, konkretny opis ogranicza późniejsze wątpliwości i ułatwia powiązanie dokumentu z odpowiednią pozycją w ewidencji środków trwałych.

Wycofanie a likwidacja środka trwałego

Wycofanie oznacza, że składnik przestaje być używany w działalności i otrzymuje inne przeznaczenie. Likwidacja opisuje natomiast sytuację, w której środek trwały jest faktycznie usuwany z użycia, na przykład wskutek zużycia, zniszczenia lub braku dalszej przydatności. Są to więc dokumenty służące do opisania innych zdarzeń.

Jeżeli składnik ma zostać fizycznie zlikwidowany, zobacz także przygotowany wzór dokumentu:

Jak skorzystać ze wzoru?

Pobierz PDF, jeśli potrzebujesz formularza do wydrukowania, albo Word, aby uzupełnić dokument na komputerze. Wpisz dane przedsiębiorcy i składnika, datę wycofania oraz jego rzeczywiste dalsze przeznaczenie. Następnie sprawdź zgodność informacji z firmową ewidencją, podpisz dokument i przekaż go osobie prowadzącej księgowość.

Jeżeli nie masz pewności, czy planowane zdarzenie jest wycofaniem, likwidacją czy sprzedażą, przed wypełnieniem wzoru skonsultuj sposób udokumentowania z księgową lub księgowym.

Po sporządzeniu dokumentu zachowaj go razem z materiałami dotyczącymi danego składnika. Nie usuwaj wcześniejszych dowodów zakupu ani zapisów ewidencyjnych. Pełna historia pomaga później ustalić, kiedy środek był wykorzystywany w firmie, kiedy zmienił przeznaczenie i jak ta zmiana została przekazana do rozliczenia.